Wie Stilianos G. als Spezialist für ERP-Lösungen mit Microsoft Dynamics 365 nicht mehr Zeit gegen Geld tauscht und sein Unternehmen von 4.000€ auf 500.000€ in 6 Monaten skaliert hat…

...und du dies als selbstständiger IT-Berater bzw. Unternehmer (mit Fokus auf SAP oder Microsoft uvm) auch tun kannst

In dieser Case Study erfährst du, wie mein Kunde Stilianos, ein Spezialist für ERP-Lösungen mit Microsoft Dynamics 365, es geschafft hat, nicht mehr nur Zeit gegen Geld zu tauschen und sein Unternehmen von 4.000 € auf 500.000 € Umsatz in nur sechs Monaten zu skalieren – und wie auch du als selbstständiger IT-Berater oder Unternehmer mit Fokus auf SAP oder Microsoft dies erreichen kannst.

Wenn dich diese Fallstudie interessiert und du erfahren möchtest, wie du dein eigenes Unternehmen erfolgreich skalieren kannst, lies unbedingt weiter. 

Das hier ist keine Verkaufspräsentation, sondern enthält NUR puren Mehrwert für dich als selbstständigen IT-Berater- bzw. Unternehmer (mit Fokus auf SAP und Microsoft), der eine Lösung sucht, um sein Unternehmen zu skalieren...

Wer bin ich? Ich bin Patrick McGibney und bringe 15 Jahre Erfahrung in der IT-Branche mit. Ich habe meine eigenen Unternehmen im SAP- und Microsoft-Bereich geführt und bin selbst diesen Weg gegangen. Nach einer kurzen Anstellung während meines Studiums bei einer mittelständischen Beratung bin ich als Freelancer durchgestartet, habe das zwei bis drei Jahre gemacht, bis ich schließlich mein erstes eigenes Unternehmen gegründet habe.

Im SAP- und später im Microsoft-Dynamics-Bereich habe ich über die Jahre hinweg Unternehmen zu mehrfach siebenstelligen Umsätzen skaliert. Schließlich habe ich meinen eigenen Exit vollzogen und dies international mit einer Holdingstruktur umgesetzt. Das bedeutet, ich habe selbst Skin in the Game – ich bin diesen Weg, den du gerade gehst, selbst gegangen und kenne die Abläufe in der Skalierung von IT-Unternehmen. Diese Erfahrung bringe ich auch in die Zusammenarbeit mit meinen Kunden ein. Daher behaupte ich, die Sprache der IT-Unternehmer zu sprechen.

Ich bin als Unternehmer zumindest teilweise technisch versiert – was in dieser Rolle auch wichtig ist. Noch entscheidender jedoch ist die Business-Kompetenz. In den letzten 15 Jahren habe ich meine eigenen Unternehmen aufgebaut und gleichzeitig über 100 Kunden erfolgreich unterstützt. Dadurch bin ich der ideale Sparringspartner für Tech-Experten und Unternehmer, besonders an der Schnittstelle zwischen Technologie und Geschäftsentwicklung.

In den vergangenen 24 Monaten habe ich mehr als 100 Kunden dabei geholfen, ihre IT-Beratungsunternehmen – egal ob Freelancer oder etablierte Firmen – effizient zu skalieren. Dabei haben wir es geschafft, Zeit, Energie und Geld zu sparen, indem wir unbekannte Methoden vermieden und die typischen Fehler, die ich selbst und viele andere gemacht haben, frühzeitig erkannt haben. Diese Fehler solltest du natürlich nicht wiederholen.

Viele unserer Kunden sind IT-Freelancer oder Unternehmer mit monatlichen Umsätzen im fünf- oder sechsstelligen Bereich. Unsere größten Kunden erzielen sogar achtstellige Jahresumsätze.

Ein häufiges Problem unserer Kunden ist, dass sie nicht genau wissen, wie sie eigene bzw. die richtigen Kunden für ihr Unternehmen gewinnen können – ein Klassiker, den auch ich anfangs lernen musste. Viele sind abhängig von Recruitern wie Michael Page oder Plattformen wie Freelancer Map, um an Projekte zu kommen. Diese Abhängigkeit führt oft zu Unsicherheit, weil die finanzielle Stabilität fehlt und man von nur einem oder wenigen großen Kunden abhängig ist. Genau das habe ich auch erlebt: Die Unsicherheit wächst, wenn man keine klare Strategie hat, um regelmäßig an neue Projekte zu kommen.

Logischerweise fühlt man sich schlecht, wenn man sein Business nicht skalieren kann. Meine Kunden oder potenziellen Kunden erleben genau das. Das Hauptproblem liegt darin, dass sie nicht wissen, wie viel Umsatz in den nächsten sechs Monaten reinkommt. Wie könnten sie auch, wenn sie von Recruitern und Plattformen wie Michael Page oder Freelancer Map abhängig sind?

Ohne eine solide Sales-Pipeline und ohne Finanzprognosen ist es unmöglich, ein Team aufzubauen oder das Unternehmen effektiv zu skalieren. Diese Unsicherheit wirkt sich nicht nur auf das Geschäft aus – man kann nicht einmal ruhig schlafen, weil man nicht weiß, wie man die kommenden Rechnungen bezahlen soll.

Ein weiteres Problem: Alle Projekte laufen immer auf Time-and-Material-Basis ab. Du wirst jetzt wahrscheinlich sagen: "Ja, das ist so, das war nie anders." Aber interessant ist, dass es bei anderen Unternehmen deutlich besser oder anders funktioniert. Bei der Abrechnung auf Time-and-Material-Basis kommt es oft zu verzögerter Rechnungsstellung. Das bedeutet, man befindet sich ständig in einem negativen Cashflow. Das ist suboptimal für den Aufbau eines Teams oder die Skalierung des Unternehmens.

Was bedeutet ein negativer Cashflow für dein Unternehmen? Du arbeitest einen ganzen Monat, stellst dann erst die Rechnung und hast vielleicht ein Zahlungsziel von 14, 30, 60 oder sogar 90 Tagen. In diesem Szenario hast du bereits ein bis drei Monate gearbeitet, ohne einen Cent gesehen zu haben. Das ist negativer Cashflow – und so kannst du dein Unternehmen nicht skalieren.

 Viele denken, dass ihr IT-Business sehr speziell und individuell ist und standardisierte Prozesse für sie nicht infrage kommen. Aber warum funktioniert es dann bei anderen Unternehmen? Warum schaffen es andere, auf sieben- oder sogar achtstellige Umsätze zu skalieren, während du es bei dir nicht siehst?

Der Grund liegt oft darin, dass man im operativen Geschäft gefangen ist – ein echter Klassiker. Man jongliert mehrere Kundenprojekte gleichzeitig, auch als Geschäftsführer, und hat keine Zeit für den strategischen Aufbau des Unternehmens. Es fühlt sich an wie ein Hamsterrad: immer mehr Arbeit, aber ohne klare Strukturen und Prozesse, die einen da herausholen. Doch genau das sollte nicht das Ziel eines Geschäftsführers oder Gründers sein.

Viele Unternehmer haben keine Zeit für ihr Privatleben oder ihre Familie, weil sie ununterbrochen im Tagesgeschäft gefangen sind. Es fehlt an Stabilität und Planbarkeit – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Die ständige Mehrarbeit wirkt sich schließlich auch negativ auf das Familienleben aus.

Genauso kam einer meiner Kunden, Stilianos, zu mir. Seine größte Herausforderung war, dass sein IT-Unternehmen, die Ingenio AG, kurz vor dem Abgrund stand. Er arbeitete temporär als Angestellter, um seine Rechnungen zu bezahlen und seine Familie ernähren zu können. Stilianos war fast depressiv und stand kurz davor, alles hinzuwerfen – das ist die typische Unternehmenskrise.

Dabei hatte er eigentlich alles, um erfolgreich zu sein.

 Stilianos wollte sich dieser großen Herausforderung nicht entziehen. Das zeichnet ihn bis heute aus: sein Traum, erfolgreich zu sein. Er wusste, dass er die nötigen Kompetenzen hatte, um die vielen Puzzlestücke zusammenzuführen. Doch es ist ihm nie gelungen, diese Stücke effektiv zu verbinden, und er hatte das Gefühl, sein Unternehmen möglicherweise nicht mehr retten zu können.

Stilianos dachte schon, dass es keine wirkliche Möglichkeit gäbe, um sein IT-Business planbar zu skalieren - OHNE Projekte zufällig "vom Netzwerk" zu erhalten bzw. nur von einem Kunden abhängig zu sein...

Die Angst war real: Stilianos dachte bereits, dass es keine wirkliche Möglichkeit mehr gebe, sein IT-Business planbar zu skalieren. Er war frustriert, weil er nur auf zufällige Projekte aus seinem Netzwerk oder von Partnern angewiesen war und zudem stark von einem einzelnen Kunden abhängig war.

Was hatte Stilianos bis dahin versucht? Wenn du dich hier wiedererkennst, wirst du verstehen, was ich meine: Er hatte eine Leadgenerierung über eine Sales-Agentur für die Kundengewinnung beauftragt. Das klappt in 99,999 % der Fälle nie – das hast du wahrscheinlich auch schon erlebt. Dann hat er sich auf sein Netzwerk und Partner für die Projektakquise verlassen. Klar, manchmal kommt etwas dabei heraus, aber es ist nicht planbar. Du kannst nicht einfach morgen sagen: "Ich brauche ein neues Projekt."

Die Kundengewinnung über Recruiter oder Plattformen? Das machen alle – es ist nichts Schlechtes, aber es ist auch kein richtiger Vertriebskanal und hat nur geringe Erfolgschancen, besonders heute im Jahr 2024.

Stilianos tauschte ausschließlich Zeit gegen Geld in seiner Dienstleistung, was immer schwierig ist, wenn man finanzielle Ressourcen aufbauen möchte. Da er nur auf Time-and-Material-Basis arbeitete, kam er ständig in einen negativen Cashflow. Rechnungen wurden erst Monate später bezahlt, was zu finanziellen Engpässen führte.

Jeder Kunde benötigte 100 % seiner Aufmerksamkeit als Geschäftsführer, da nichts strukturiert, systematisiert oder prozessiert war. Das Rad musste jedes Mal neu erfunden werden, was unfassbar viel Aufwand bedeutete. Der Aufbau eines Teams war so natürlich auch nicht möglich, da er im operativen Geschäft gefangen war und sein Unternehmen nicht weiter skalieren konnte.

Was Stilianos fehlte, war eine klare Nischensicht und Positionierung. Er nahm jedes Projekt an, das irgendwie mit Microsoft Dynamics 365 zu tun hatte. Es gab weder eine Zielgruppendefinition noch ein klares Verständnis davon, wen er eigentlich als Kunden ansprechen wollte. Dadurch fehlte auch ein eindeutiges Alleinstellungsmerkmal im Markt – er war nur einer von vielen und ging in der Masse unter, besonders in 2024.

Sein Angebot war nicht standardisiert oder produktiviert, alles lief nach dem Prinzip "Zeit gegen Geld". Er jagte ständig den Rechnungen hinterher. Es gab kein strukturiertes Service- oder Supportsystem, und die einzige Möglichkeit zu skalieren war, mehr Mitarbeiter einzustellen, da alles auf Time-and-Material-Basis ablief.

Ich habe selbst ein Team von 100 Leuten geleitet und dabei über die Jahre hinweg hunderte von Mitarbeitern eingestellt. Aber dieses Modell hat Grenzen. Man kann nicht einfach 50 neue Mitarbeiter einstellen und erwarten, dass es reibungslos funktioniert. Ohne eigene Leadgenerierung oder einen verlässlichen Vertriebskanal war er komplett auf Zulieferungen von Drittparteien für Kunden oder Projekte angewiesen. Es gab keine Sales-Pipeline und damit auch keine finanzielle Planbarkeit.

Zeit für sein Privatleben war ebenfalls ein Problem, da er ständig im operativen Tagesgeschäft feststeckte. Es fehlten ihm klare Strukturen und Prozesse, um sich aus diesem Kreislauf zu befreien.

Dann kam Stilianos zu mir ins Mentoring, und ich zeigte ihm einen neuen Weg. Ich erklärte ihm, wie er sich richtig positionieren und nischenorientiert arbeiten kann. Der Fokus liegt darauf, sich als Mehrwerttreiber und nicht als Kostenfaktor für die Kunden zu positionieren. Wenn du nur ein Freelancer oder Unternehmer bist, der Microsoft Dynamics 365 oder SAP BI Consulting anbietet, wirst du schnell als Kostenblock wahrgenommen. Das bringt keinen Mehrwert – das erkennt schon der Name.

Wenn C-Level-Entscheider wie CEOs, CFOs oder CTOs auf dein Angebot schauen, sehen sie lediglich einen Kostenfaktor, der Zeit gegen Geld tauscht. Ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse der Zielgruppe und der Austausch mit ihr sind entscheidend – das ist ein Schlüssel, der oft fehlt.

Was wir gemacht haben, ist, dass wir Stilianos geholfen haben, sich durch individuelle Stärken und Alleinstellungsmerkmale vom IT-Markt abzuheben. Zusätzlich zum Time-and-Material-Modell haben wir ein standardisiertes und produktiviertes Service-Angebot entwickelt, das zielgruppenorientiert ist und nachhaltigen Mehrwert für die Kunden schafft.

Natürlich haben wir auch Lead-Generation-Strategien, Marketing und Vertriebskanäle implementiert, damit er die Unabhängigkeit von Dritten in der Kundengewinnung erreichen kann. Strukturen und Prozesse, die für eine Skalierung im Unternehmen notwendig sind – sei es im Delivery, im Support, im HR oder Recruiting – kommen danach.

Und ganz wichtig: Unsere Unternehmen sollen Spaß machen und uns Zeit zurückgeben, anstatt Zeit zu fressen. Wir wollen die Freude daran wiederentdecken, an unserem Unternehmen zu arbeiten und gleichzeitig Zeit mit der Familie zu verbringen. Das haben wir geschafft, und Stilianos kann jetzt beides genießen.

Das Ergebnis: Innerhalb von nur sechs Monaten hat Stilianos 500.000 EUR Umsatz generiert. Zuvor lag dieser bei lediglich 4.000 EUR. Im ersten Monat erwirtschaftete er 25.000 EUR, im zweiten Monat 50.000 EUR und im dritten Monat knapp 100.000 EUR. Diese Leistung konnten wir dann stabilisieren, und er akquirierte mehr als sieben neue Kundenprojekte.

Hierbei geholfen haben z.B. die LinkedIn-Outreach-Skripte, die wir erstellt haben: Diese haben zwei Kunden pro Woche generiert, ergänzt durch ein richtiges Event, an dem er teilgenommen hat. Zusätzlich konnte er auf mein Netzwerk zurückgreifen. Wichtig war, dass wir das nicht dem Zufall überließen, sondern mit Bedacht und einem klaren Vorgehensmodell arbeiteten.

Im Detail sind wir verschiedene Akquisestrategien durchgegangen und haben dabei z.B. ein deutsches Produktionshaus als Kunden gewonnen. Ab dem dritten Monat verkauften wir zusätzlich standardisierte Servicepakete und gewannen zudem weitere Kunden, darunter ein internationales Discountunternehmen. Insgesamt akquirierte er fünf Kunden im Mix aus Time-and-Material und standardisierten Paketen. Dadurch wurde die Rechnungsstellung nicht immer nach hinten, sondern auch nach vorne gezogen, was zu einem positiven Cashflow führte.

Außerdem haben wir ein Team von mehr als sechs Personen aufgebaut, darunter einen Senior Consultant, einen Junior Consultant, einen Senior Developer, einen Projektmanager und einen Junior Developer sowie einen Marketing-Assistenten.

Wir haben auch eine offizielle Partnerschaft mit Microsoft etabliert, was ein sehr wichtiger Meilenstein für uns war. Zudem haben wir einen Return of Invest von etwa 20x des Nettoumsatzes in das Mentoring realisiert, was sich als sehr vorteilhaft erwiesen hat.

Die Vorteile liegen auf der Hand: eine planbare Projektpipeline, finanzielle Vorausplanung, Team-Erweiterung, erfolgreiche Neukundenakquise, exzellente Kundenergebnisse und mehr Zeit. Darüber hinaus haben wir die notwendigen Strukturen geschaffen, um das Unternehmen zu skalieren – sowohl beruflich als auch für die Familie.

Jetzt hat Stilianos endlich wieder das Gefühl, dass sein Job Spaß macht, und er hat mehr Zeit für seine Familie. Er kann seinem Team mehr Planbarkeit und Stabilität bieten und ist zuversichtlich, sein Unternehmen innerhalb eines Kalenderjahres auf eine Million Umsatz zu führen.

 Mit den hohen Monatsumsätzen konnte Stilianos sich und seiner Familie sogar den Luxus gönnen, in der Business Class nach Miami zu fliegen. Er ist wie ein neuer Mensch geworden, strahlt vor Energie und steckt in unseren Calls alle mit seiner Positivität an. Ein großartiger Mensch, der einen Kunden nach dem anderen gewinnt und sein Business kontinuierlich auf das nächste Level bringt.

Dank der skalierbaren Strukturen, die er aufgebaut hat, kann er sein Team weiter ausbauen und erlebt mehr Freude an der Arbeit als je zuvor. Es geht endlich vorwärts!

Wenn du dein Business genauso skalieren möchtest wie Stilianos oder unsere anderen Kunden – und das ist nur ein Beispiel, wir haben auch Kunden, die bereits sieben- oder achtstellige Umsätze machen – dann buche jetzt ein unverbindliches Strategiegespräch. Ich muss dir nicht sagen, dass die Plätze oft schnell ausgebucht sind.

Unser Mentoring ist ein individuelles 1:1-Coaching, das ich gemeinsam mit meinem Team anbiete. Das bedeutet, wir können nicht jede Woche 5000 Leute aufnehmen. Klicke jetzt auf den Button unter diesem Video und sichere dir dein unverbindliches Strategiegespräch.

Ich freue mich darauf, dich schon bald persönlich beraten zu dürfen!

Patrick McGibney
Unternehmercoach und Sparringspartner für IT-Beratungsunternehmer, die wirklich aufs nächste Level wollen

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